Waar moet je als school op letten bij softwareontwikkeling?

Overweeg je als school om zelf softwareontwikkeling in gang te zetten? Het leerlab Multimediaal instructiemateriaal VSO/PRO is met dit onderwerp aan de slag geweest. Aan de hand van hun ervaringen geven we je een paar waardevolle tips mee.

Behoefte

De aanleiding hiervoor was dat deze leerlabscholen ertegenaan liepen dat er geen app was die aansloot op hun behoefte. Zij willen een app die het maken van digitaal instructiemateriaal sterk kan vereenvoudigen en tegelijkertijd leerlingen kan ondersteunen bij het aanleren van praktische vaardigheden en het vergroten van de zelfstandigheid van (zeer) moeilijk lerende leerlingen. Is softwareontwikkeling de oplossing?

Wens

Het is belangrijk om deze vraag serieus te stellen. Softwareontwikkeling is complex en kostbaar in tijd en geld. Begin er alleen aan als je hebt uitgezocht wat een haalbare investering is, in euro’s en uren, die aansluit op de wensen van de school. Vergelijk het met het kopen van een huis, dat doe je ook niet zomaar. Je gaat eerst je eigen wens verkennen.

Tip 1: Verken de markt
Bekijk wat er al op de markt is. Allereerst om te voorkomen dat je geld uitgeeft om iets te maken dat er al is. De verkenning dient tegelijkertijd ter inspiratie, je ziet wat al wordt aangeboden en kunt op basis daarvan je ambities stellen. Kijk ook naar buitenlandse aanbieders.

Tip 2: Specificeer de behoefte
“Als je definitief kiest voor softwareontwikkeling is het van belang je behoefte zo glashelder mogelijk te beschrijven. Benoem voor jezelf voor welk probleem de software een oplossing gaat bieden. Dit betekent nog niet dat je exact moet weten hoe de software eruit komt te zien. Het leerlab kwam tijdens deze fase erachter dat je heel gauw vervalt in oplossingen beschrijven, waardoor je jezelf beperkt in de mogelijkheden. Probeer dus zoveel mogelijk te werken vanuit een probleembeschrijving, de softwareontwikkelaar is gespecialiseerd in het bedenken van oplossingen. Maak een duidelijk onderscheid tussen de functionaliteiten die al wel bestaan en die nog ontbreken. Geef extra aandacht aan deze ontbrekende elementen in de bestaande software en specificeer wat het doel is.

Tip 3: Vertaal de behoefte voor ontwikkelaars
Dit is een belangrijke stap. Als de ontwikkelaar geen duidelijk beeld heeft van jouw behoefte, bestaat het gevaar dat het eindproduct niet voldoet aan je wensen. Net als bij het kopen van een huis werkt het niet als je alleen zegt dat je een mooie keuken wilt. Het leerlab heeft in deze fase een onafhankelijke software-expert ingeschakeld om te helpen bij het aanscherpen van de vraag. Je kunt ook overwegen een uitgebreid gebruikersverhaal te maken, dat laat zien hoe de huidige situatie, inclusief problemen, eruitziet. Het leerlab heeft een gebruikersverhaal gepresenteerd aan mogelijke ontwikkelaars tijdens een informatiesessie.

Tip 4: In gesprek met marktpartijen
“Wees je bij het maken van (financiële) afspraken bewust van je eigen marktwaarde”, zegt leerlabcoach Bob Hofman, “de marktpartij heeft jou ook nodig”. Aanbieders en ontwikkelaars willen hun product aanbieden, ze komen dan ook graag (kosteloos) langs op school om te vertellen over de mogelijkheden van hun product. Het leerlab heeft een middag georganiseerd waar verschillende aanbieders presenteerden wat zij kunnen leveren. Dit bied je ook de kans om bij herhaling aan te geven welk probleem de software moet oplossen.

Tip 5: Schat de kosten in
Softwareontwikkeling is niet goedkoop. Nieuwe producten lopen al gauw in de tienduizenden euro’s. Daarnaast zijn er ook kosten verbonden aan het in de lucht houden (hosting) en bijwerken (support) van software. Maak een robuuste inschatting van wat je denkt nodig te hebben, laat je zo nodig hierbij adviseren door een onafhankelijke expert.

Tip 6: Zelf doen of niet?
Deze vraag kent twee kanten: het ontwikkelen van de software en het beheer en het onderhoud van de software. Softwareontwikkeling is een expertise, er zijn steeds meer wettelijke vereisten aan software zeker in het gebruik door scholen. Beheer en onderhoud vraagt om voortdurende investeringen en expertise om een systeem bruikbaar te houden. Het leerlab heeft hierin een duidelijk keuze gemaakt. Annemarie van Schaik werkt op de Anne Flokstraschool in Zutphen: “Ik zou adviseren om een partij te zoeken die het goed kan. Leg het daar neer, dan is het geborgd en hangt het succes niet af van één persoon”. Lees meer over de verschillende scenario’s van softwareontwikkeling.

Tip 7: Aanbesteden naar proportionaliteit
Afhankelijk of je zelf ontwikkelt en welke bedragen je verwacht uit te geven dien je rekening te houden met aanbestedingsregels. Ook als je onder de Europese aanbestedingsnorm zit is het verstandig om zaken als een marktconsultatie en beoordelingskader toe te passen. Meer over aanbesteden kun je vinden bij PIANOO.

Tip 8: Duidelijke afspraken maken
Als je met een externe partij gaat samenwerken, sluit dan een goede samenwerkingsovereenkomst. Een veel gebruikt document bij het maken van afspraken met externe partijen in de ict zijn de branchevoorwaarden ict. Houd hierbij rekening met zwarte scenario’s, wat als de ontwikkeling niet tijd wordt opgeleverd of als er onenigheid ontstaat tussen jou en de bouwer. Maak altijd heel duidelijke afspraken over wat er gaat worden opgeleverd en wanneer. Maak daarvoor een aparte beschrijving van functionele eisen.

Tip 9: Functionele eisen
Een wensenlijstje is niet genoeg. Voor jou en de ontwikkelaar is het nodig om zo specifiek mogelijk te beschrijven wat de software moet doen en kunnen. Houd een brainstorm en betrek toekomstige gebruikers en softwaremakers tegelijkertijd. Dit mag best even tijd kosten en meerdere sessies duren. Het leerlab heeft een designsessie gehouden, nadat alle eisen al waren beschreven om nogmaals fijn te slijpen wat er gemaakt ging worden. De indeling: ‘Must have – Should have – Could have – Would have’ helpt je met prioriteiten stellen en het in de hand houden van de kosten.

Tip 10: Verdiep in je scrum
Scrum is een veelgebruikte methode voor softwareontwikkeling. Verdiep je erin en kijk of je deze manier van werken wilt toepassen. Je kunt hier meer lezen over scrum.

Tip 11: Ga testen (ook tussentijds)
Wat je ook maakt, het is belangrijk het tussentijds te testen. Het liefst in de dagelijkse praktijk van de school. Laat mensen bekend en niet bekend met het traject met een prototype of klikmodel oefenen. Zo kun je nagaan of de software daadwerkelijk doet wat jij wilt. Het leerlab gaat hiervoor onderzoek doen. Hans Smeele is trekker van het leerlab en leidt het onderzoek van het leerlab: “Als wij het product in gebruik gaan nemen is het belangrijk te onderzoeken of het doel is gehaald dat wij onszelf aan het begin van het traject hebben gesteld. Is dit de oplossing waar we naar zochten? Wij gaan monitoren of dit product aan onze verwachting voldoet. Misschien valt het wel zwaar tegen.”

Tip 12: Zorg voor trainingen
Het is zover. Je product is klaar, maar jij bent er dan nog niet. Een goed product wordt niet automatisch een succes. Voor een goede invoering is enthousiasme en kennis belangrijk. Zorg voor goede workshops of trainingen om nieuwe gebruikers wegwijs te maken. Begin ruim van tevoren met communiceren over de software en blijf in gesprek als het er eenmaal is.

Tip 13: Onderhoud, upgrades en verder
Software is nooit af. Technische standaarden veranderen, nieuwe wetten worden aangenomen en je behoefte als gebruiker is nooit statisch. Je product moet zo nu en dan een update krijgen zodat het veilig en up-to-date blijft. Maak hierover afspraken met de ontwikkelaar, nog voor je start met bouwen. Reserveer er tijd en geld voor en wijs iemand aan die de verantwoordelijkheid heeft om het aan te sturen. Het leerlab heeft dit vooraf vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst.

In 10 stappen naar een ict-applicatie voor jouw school

Hoe maak je als school een keuze voor een digitaal leerplatform, toetsapplicatie of digitaal portfolio? Op basis van de ervaringen van scholen uit de leerlabs maakte Schoolinfo een stappenplan, dat jou als school helpt om een keuze te maken.


Wil je ook een plan van aanpak ontwikkelen voor een verandering in je school? Bekijk dan deze tips uit de routekaart veranderaanpak of bekijk alle fases uit het veranderproces.


Wil je ook evalueren over een verandering in je school? Bekijk dan deze tips uit de routekaart veranderaanpak of bekijk alle fases uit het veranderproces.


 

Comments are closed.